Клиент — российское представительство крупного зарубежного производителя бытовой техники. Компания выходила на отечественный рынок и планировала масштабный старт продаж на ведущих маркетплейсах (Ozon, Wildberries, Мегамаркет).
Для снижения операционной нагрузки была выбрана схема работы через единого логистического и финансового посредника (генерального комиссионера). Он принимал оптовые партии товара, распределял их по конечным интернет-площадкам и решал вопросы хранения и доставки.
При такой схеме возникала сложная цепочка двухуровневой субкомиссии: дистрибьютор передавал товар посреднику, а тот перенаправлял его на маркетплейсы (субкомиссионерам) для конечной продажи.
На старте проекта в представительстве учет отсутствовал полностью — все процессы запускались с нуля. Контролировать такую цепочку вручную через таблицы было невозможно: терялся след товаров в пути, возникал хаос с серийными номерами и кодами маркировки «Честный Знак» при переходе прав собственности.
Задача
Разработать и внедрить в единой системе учета надежный контур для работы по схеме субкомиссии, обеспечить полный контроль остатков на всех этапах цепочки, автоматизировать обработку регулярных отчетов о продажах и настроить прослеживаемость кодов маркировки.
Реализация
Типовой функционал учетной системы не рассчитан на многозвенную комиссию. Для решения этой задачи мы разработали и настроили гибкую схему сквозного контроля движения продукции.
1. Единый контур прослеживаемости остатков
Мы создали модель учета, которая разделяет товары по их фактическому статусу и местоположению. Теперь система четко разграничивает:
- Товар на складе посредника (доступный к распределению);
- Товар в пути/в транзите к конкретному маркетплейсу;
- Товар, фактически принятый на склад маркетплейса.
Это позволяет в любой момент видеть реальную картину запасов и оперативно реагировать на расхождения при приемке товаров площадками.
2. Поштучный учет и маркировка («Честный Знак»)
Для бытовой техники критически важен серийный учет. Мы связали серийные номера приборов с кодами маркировки на каждом этапе пути.
- При отгрузке посреднику система автоматически готовит документы электронного документооборота (ЭДО) для системы маркировки.
- При продаже на маркетплейсе коды автоматически сопоставляются и выводятся из оборота, исключая пересортицу, дублирование и риски регуляторных штрафов.
3. Автоматизированная сверка многоуровневой отчетности
Каждый месяц посредник предоставляет сводный юридический отчет, а маркетплейсы ежедневно отдают данные по продажам в личных кабинетах. Мы разработали загрузчик отчетов и инструмент автоматической сверки. Система самостоятельно сопоставляет продажи из личных кабинетов с итоговым отчетом генерального комиссионера. Бухгалтеру больше не нужно сопоставлять тысячи строк вручную — программа сама находит расхождения в объемах, ценах продажи и начисленных комиссиях.
4. Управленческая отчетность для руководства
Для топ-менеджмента была разработана специализированная аналитическая отчетность:
- Сквозной анализ остатков на всех уровнях: в один клик руководство видит объемы товаров на собственном складе, у посредника, в процессе транзита к конкретным маркетплейсам и непосредственно на складах конечных площадок.
- Анализ продаж и фиксация затрат: система собирает все виды расходов на маркетплейсах (комиссии площадок, стоимость хранения, логистика, затраты на продвижение) и сопоставляет их с себестоимостью продукции и комиссией генерального посредника. Это позволило рассчитывать реальную чистую маржинальность по каждой позиции номенклатуры и по каждому маркетплейсу в отдельности.
5. Интеграция с регламентированным учетом
Для упрощения бухгалтерского и налогового учета все внутренние перемещения субкомиссии скрыты от регламентированного контура. В бухгалтерию выгружаются только официальные итоговые документы по продажам, где прямым контрагентом выступает генеральный посредник.
Результаты
- Запуск системы с нуля за 3 месяца: от проектирования схемы до первой отгрузки.
- Абсолютная прозрачность запасов: обеспечен 100% контроль движения техники от склада дистрибьютора до конечного покупателя.
- Сверка отчетов за 2 часа: процесс подготовки ежемесячной отчетности сократился в разы.
- Инструмент для принятия решений: топ-менеджмент получил полную прозрачность расходов на маркетплейсах и инструмент для оперативного управления рентабельностью продаж.